Bei der Umsetzung gerade grösserer Projekte zeigt sich immer wieder, dass eine solide Planung von Projekten ein guter Grundstein für den Erfolg ist. Nicht alles ist planbar, aber es macht sich bezahlt die Richtung zu kennen, in der man gehen will!

In einigen Tagen geht es für unser Team eurovisionlive.com wieder zum grössten Musikereignis des Jahres, dem Eurovision Song Contest. Diesmal findet dieser Musikwettbewerb in Malmö, Schweden, statt. Die meisten erinnern sich bestimmt noch an den Sieg von Loreen mit „Euphoria„.

Diesmal werden wir etwas mehr als 14 Tage aus Malmö live auf unserer Webseite berichten. Solch ein umfangreiches Projekt will gründlich vorbereitet werden, damit dann nicht vor Ort das Budget ausgeht oder wir etwas Wichtiges am Equipment vergessen haben.

Deshalb nachfolgend fünf Punkte, an welche man bei der Vorbereitung und der Planung von Projekten denken sollte. Natürlich sind diese – eventuell auch abgeändert – auf andere Projekte übertragbar.

Plane rechtzeitig: Wir haben uns schon Monate vorher nach einer bezahlbaren und geeigneten Unterkunft umgesehen. Ein Hotel in der Malmöer Innenstadt ist verkehrstechnisch wohl am günstigsten, jedoch relativ teuer – gerade zu Eurovisionszeiten und für ein vierköpfiges Team. Wir haben uns letztendlich für ein Ferienhaus 20 km von Malmöer Zentrum entfernt entschieden. Dieses liegt direkt am Ostseestrand und so hat man nebenbei auch noch einen gewissen Erholungswert. Für die notwendige Mobilität buchten wir einen ausreichend dimensioniertes Mietfahrzeug, welches uns auch den Transport des Equipments ermöglicht.

Berechne das notwendige Budget: In Skandinavien sind die Lebenshaltenskosten teuer! Es müssen nicht nur die Unterkunftskosten bezahlt werden, auch Lebensmittel, Getränke und das Mietauto kosten Geld. Die wenigsten haben aber Geld im Überfluss. Deshalb ist es wichtig, ein Budget zu planen: wie viel Geld habe ich zur Verfügung, was kann ich ausgeben? Entsprechend dem Budget sollte man dann Unterkunft, Mietwagen und andere Dinge buchen – nicht umgekehrt. Das erspart einem so manche Überraschung!

Lege einen Terminplan fest: Solch ein Plan hilft ungemein, um zu wissen, was man wann machen möchte, bzw. welche Veranstaltung wann und wo stattfindet. Nichts ist verdriesslicher als keine Information darüber zu haben, wann welche Probe, Pressekonferenz oder welcher Empfang wo stattfindet. Ebenso wichtig ist das Einplanen von Pausen und Teammeetings. Vermeiden sollte man aber, sich bei der Terminplanung auf die Minute festzulegen – das Leben ist nicht planbar!

Ermittle das notwendige Equipment: Es ist wie in jedem Urlaub: was muss ich an Kleidung mitnehmen? Reichen legere Sachen aus oder benötige ich Anzüge etc. für Empfänge. Sind alle notwendigen schriftlichen Dokumente vorhanden? Reist man mit Flugzeug, Bahn oder Auto an? In unserem Fall nehmen wir diesmal ab Deutschland einen Mietwagen. Die Fahrtzeit beträgt etwas weniger als sechs Stunden ab Bremen. Für unser gesamtes Team sollte der Mietwagen entsprechend gross dimensioniert sein, denn nicht nur Kleidung, sondern auch Kameraausrüstung, Laptop, Lebensmittel und Getränke etc. müssen mit. Hilfreich hat sich die Erstellung einer Liste erwiesen, auf der man für sich vermerkt, welche Dinge man alles mitnehmen möchte. Aussortieren auf Notwendigkeit kann man beim Packen!

Prüfe das Equipment auf Funktionsfähigkeit: Ein ganz wichtiger Punkt. Dabei geht es nicht nur um die reine Funktionsfähigkeit, sondern auch auf Vollzähligkeit – wer einmal die Akkus für die Kamera vergessen hat, weiss, in welches Dilemma man schnell kommen kann. In unserem Fall prüfen wir auch, ob die Webseite aktuell ist, regelmässige Backups erstellt wurden und alle Passwörter vorhanden bzw. bekannt sind.

Mit der Abarbeitung dieser fünf Punkte sollte man schon einen Grossteil der Vorbereitung und der Eventualitäten der Reise beachtet haben. Sicherlich gibt es für jeden speziellen Fall – sei es ein Projekt, eine Reise oder eine Feierlichkeit – noch einige andere Punkte, welche man beachten sollte. Man kann aber nicht zu einhundert Prozent alles durchplanen, dies wäre zu viel Aufwand und der Nutzen wohl eher gering.